秘书给领导打电话的技巧【给领导打电话的技巧】

1、商务秘书打电话注意事项　　办公电话文明用语，看起来是小事，却反映出工作人员的思想素质和严谨的工作作风及效率。

2、我下面为你整理了关于商务秘书打电话的注意事项，希望对你有所帮助。

3、办公电话文明用语，一般需具备四种常用文明用语语气、听从语气。

4、如请示、汇报，应是尊重、简明、服从的语气，使上级领导印象深刻、事理明白，答复准确。

5、定性语气。

6、这主要是组织下达决定和交办事项，应是肯定、简明、准确，不可含糊其词，模棱两可，以免受话人难以把握。

7、商量语气。

8、应是平等、礼貌、诚心的语气，给对方以良好感觉。

9、求教语气。

10、应是虚心、诚心、热心的语气，要有不耻下问甘当小学生的精神。

11、掌握电话文明用语，须靠工作人员不断提高自身的思想、文化、业务素养。

12、打电话的注意事项　　选择适当的通话时间。

13、白天应在八点以后，假日好在九点以后，夜间则要在十点以前，以免干扰受话人包括对方老人或小孩的睡眠。

14、老年人大多数有午睡的习惯，无特殊情况，也不要在中午给老年人打电话。

15、与国外通话，还务必要注意时差和生活习惯。

16、电话接通后，要询问一下时间是否合适，有无妨碍。

17、查清对方的电话号码，并正确地拨号。

18、万一弄错了，应向接电话者表示歉意，不要将电话一揿了事。

19、拨号以后，如只听铃响，没有人接，应耐心待片刻，待铃响六七次后再挂断。

20、否则，如对方正巧不在电话机旁，匆匆赶来接时，电话已挂断了，这也是失礼的。

21、电话接通以后，可以先问一下对方的号码或单位，然后再报出受话人的姓名。

22、当对方询问姓名时，一般应告诉对方，如果自己不说，反问对方“你是谁”，是很不礼貌的。

23、万一受话人不在，而又不便说出自己的姓名时应该婉转地回答。

24、比如说、“我是她的朋友。

25、我明天再打电话来吧。

26、”　　晚上十点半以后再打电话是不礼貌的.，除非有特别重要的事。

27、同样，早晨七点半以前也尽量不要打电话，以免使对方忙碌的早晨更加忙乱。

28、打电话时一定要态度友善、语调温和、讲究礼貌，从而有利于双方的沟通。

29、切不可表现出丝毫的粗鲁和暴躁。

30、在电话接通后，首先要清楚地说、“您好。

31、”不要直接说、“我打某某先生。

32、”而应当说、“我是某某，麻烦您找某某先生。

33、”也不要说、“你是某某先生吗?”而应说、“我是某某，某某先生在吗?”如果同对方并不熟悉，应说出自己所属单位及姓名。

34、这样，对方如果愿意与你通话，就自然会向你作出响应、“我就是某某。

35、”　　打电话时要讲得缓慢些、清楚些，让对方可以听得清楚。

36、凡是讲到数字、人名、地名或者关键的名子，好能重复一遍，或者询问对方是否听清了，然后再往下讲。

37、当对方讲话时，要静静地泊，不要随使便打断。

38、在倾听时，还应当附和。

39、你若是一直闷不作声或毫无反应，会令人感到你根本没有在用心听。

40、谈话结束后，应该说一声“再见”，“谢谢”，不可贸然挂断电话。

41、电话中应注意的事项如下、态度上应谨慎、礼貌、专注、亲切　　曾经打电话到一家民营银行，接线生拿起电话马上亲切、有礼貌的说××银行，您好。

42、并为我转接到我要找的部门，对方拿起电话又说××部门午安，我是×××，您好。

43、喜悦，被尊重的感觉油然而生，于是我忍不住跟该承办人员说“你们的人员个个都很有礼貌”对方也感受到一种被赞美的喜悦，双方在愉快的气氛下结束这一通电话，一天心情也因之倍感兴奋与快乐。

44、声调、音量适中、速度不急不徐，并融入感情　　试想我们嘴巴说谢谢，心里却把对方恨得牙痒痒的，受话者必也能感觉出您的心不甘情不愿。

45、所谓“甘愿做，欢喜受”一样是一句话，何不说得漂亮一些，让人心神舒爽些呢?　　使用简单、直接的语言，例如、“是的，好的，谢谢您”等咬字要清楚，例如、“徐、许”，“黄、王”，“董、总”，在电话中很容易混淆，国人不喜欢被人改名换姓，倘若我们在电话中无法辨识怎么写应虚心请教，以示尊重，切不可张冠李戴。

46、声音与名字结合在一起，也就是说要会辨识来电者的声音人都有喜欢被尊重，被叫出姓名的喜好，如果这个人经常来电，我们认不出对方的声音，老是制式的问他，“您那位，您找他有什么事”我想对方心里的感受一定不是很舒服。

47、常将请、谢谢、对不起挂在嘴边　　常说“您”取代“你”，多说“我们公司，咱公司”，少说“那你们公司”，让对方有一种被认同的感觉，一下子缩短了彼此的距离，深信要做进一步的深谈与要求都会比较容易。

48、挂电话之前应先用手轻按切话器，切勿用力将话筒挂上，以免传出回响让对方误以为您挂他电话。

49、再则，我们必须等来话者先挂电话才能挂上电话，结束通话。

50、电话礼仪林林总总不可一语道尽，一般人之所以口气不好或态度不佳，可能是没有察觉到自己的口气给人的不舒服，也可能是态度与认知上有所偏差。

51、台湾已渐渐走入高度开发中国家，服务业也蓬勃发展中，客户也许不必亲自上门，透过电话就可以下单，是我们的态度影响了客人的决定，成交在一念间，加强电话应对技巧与服务礼仪，让客户愿意再次上门，才能让我们立于不败之地哦。

1、秘书助理的感觉　　　　事情太多做不完　　 突发事件突发　　 枪林弹雨压力大　　 关系错综复杂　　 又要能说又要会写　　 好像我是的　　 没有角色的角色　　 多头无法分身　　 多、烦、杂、乱　　 夹心饼干。

2、职能角色定位　　　　初级秘书助理——事务性文秘　　 应包括公司前台接待、电话接线生、事务专员、部门事务助理、主任助理、工作简单的经理助理等。

3、主要工作是文案写作、事务性工作处理。

4、主要是琐碎事务操作、电脑文案。

5、　　中级秘书助理——文秘 + 辅助管理 包括部门总监秘书助理、经理秘书助理等处于中层管理者左右的秘书、中小公司的经理秘书。

6、他们的权力和责任相对大一些，处理各种事件的能力要求也高一些，管理水平和计算机应用的能力要求更高一些，并要有很好的协调能力。

7、　　高级秘书助理——文秘 + 独立管理　　 包括跨国公司首脑秘书、董事会秘书、地区总裁秘书等。

8、他们属于管理阶层，对他们的领导能力、协调能力、管理能力都需要多年甚至十几年的培养和修炼。

9、完全能够独立进行项目管理、事务统筹、决策指挥。

10、。

11、　目 录　　前言 ………………………………………………………………… 3　　第一章 秘书必备的素质…………………………………………… 4　　第二章 秘书的重要职业技能……………………………………… 5　　 第一部分 日常事务处理………………………………… 5　　 电话、传真、邮件、文件管理、名片　　 第二部分 日程安排……………………………………… 7　　 总体日程安排………………………………… 7　　 出差日程安排………………………………… 8　　 会议安排……………………………………… 13　　 媒体采访……………………………………… 18　　 大型活动……………………………………… 21　　 突发来访接待………………………………… 24　　 第三部分 沟通与协调…………………………………… 25　　 内部沟通……………………………………… 25　　 外部沟通……………………………………… 25　　 秘书应具备的礼仪…………………………… 26　　 秘书礼仪素质的培养………………………… 27　　 第四部分 文字支持……………………………………… 27　　 第五部分 会议支持……………………………………… 　　。

12、前言 　　　　---------在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的　　　　职业。

13、秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中具代表性，　　　　他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁 ，　　　　为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，　　　　从而体现出其自身价值。

14、优秀的秘书会使人想到干练、精明、　　繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态。

15、　　联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子……　　　　无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像 。

16、　　然而,秘书的工作到包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，　　　　这是被很多人忽略的。

17、在**，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大　　　　的队伍，在**的大环境下，大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项　　　　的处理。

18、在领导处理每一项工作的时侯，我们会随时身处其中，　　　　自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，　　　　有时我们需要扮演更多角色，，以适应工作安排和领导需要。

19、　　别看都是秘书，但由于所服务的对象不同,各部门性质不同,　　　　其所进行的工作任务也必然存在着很大差异，　　　　但由于秘书工作是以服务为其根本性质，　　　　这在共性的寻找上为我们提供了依据。

20、　　事实上有很多相似的工作不同之处只是因为事件轮廓上的差别，　　　　本质上都是可以归于一类的。

21、　　无论什么时候，谨慎认真的工作态度是秘书们不遗不弃的职业操守，　　　　而现代秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的　　　　综合运用和发挥。

22、因此，什么是一个出色地秘书的该具备的职业素　　　　质，什么样的秘书会得到领导的认可，　　　　在**,不同岗位的秘书在提高工作效率的呼声下又该做什么呢 ？　　　　这些是我们一直以来需要探索的问题，也就是这此些思想火花碰撞出我们初编写本手册的想法。

23、　　 我们--作为企划部秘书处的秘书，在长期的工作之中，　　　　在领导日常所给的帮助中以及自身在各项工作中的锻练使得　　　　我们为自身寻找到了一些适用的工作方法，　　　　积累了一些工作经验和技巧，在处理许多类似情况时形成了　　　　一些惯用做法和约定俗成的规定，我们将这些点滴一一收集，　　　　在经过了反复总结和提练、否定和借鉴的过程后，　　　　已将其做成了本部门工作的一种标准，达成了在方法和流程上的统　　　　一。

24、我们相信，在我们自己的不懈努力和对秘书工作的热爱之下　　　　为**,为我们的事业未来的发展进行一番奋斗后,我们定会做出成绩.　　　　我们迫切地相想早日让这本小册子与大家见面，　　　　希望它能为同行们的工作中提供方便快捷的参考之用，　　　　同时我们愿意将这些经验和技巧共享出来和大家一起探讨，　　　　也希望能利用这样一个机会使我们的工作得到领导和专家的指点，　　　　以发现问题，补已之短。

25、　　秘书手册适用于公司各部秘书及行政人员，　　　　致力于给予任何一个**人关于行政方面的指导。

26、　　手册编写工作是由企划部秘书处完成的，　　　　在此其间我们得到了来自部门同仁及上下各部门的相关人员的大　　　　力支持，在此，我们深表谢意，关于本手册所收集的内容，　　　　由于水平有限，不妥之处请及时向我们提出，　　　　我们热忱盼望着您的意见。

27、　　这本手册随着工作需要我们还将不断补充完善，　　　　使手册真正能够成为一部**秘书的行为指南，为您服务，为你所用。

28、。

29、第一章 秘书必备的素质　　职业化秘书的标准、 敬业精神 正直--公平，坚持既定政策和原则　　　　 表率作用 诚实--实事求是　　　　 领导风范 敬业--以工作为荣，设定高的工作水准　　　　 业务能力 守信--不失约、不违约、不食言、不泄密　　　　 指挥与控制能力 勤奋--努力工作，不断学习　　　　 合作精神 有序--利落，有条不斋　　　　 学习与创新能力 高效--追求效率和效益　　　　 知人善任的能力 可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时　　　　 对待意见与批评　　 　　 大局观　　 　　秘书的职业态度　　 主动性(Initiative)　　　　 适应性(Flexibility)　　　　 团队精神(Team work)　　　　 尊重他人(Respect for People) 　　　　 创新精神(Creativity)　　　　 坚持原则(Uncompromising Integrity)　　　　 服务与贡献(Service & Contribution)　　　　 认同与分享 (Sharing)　　　　 双赢与相互依存(Win-win & Interdependence)　　　　 温柔的心和自省。

30、第二章 秘书的重要职业技能　　第一部分、日常事务处理　　　　拨打/接听电话的程序和技巧　　 打电话前的准备　　 准备好电话记录本和笔　　 把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。

31、 准备好通话时需要的文件资料。

32、 查阅对方电话号码，确认无误，开始拨打。

33、 正式拨打电话、 　　 拨通电话后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说、“你好！我是****公司**部**。

34、”　　 如需与有关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。

35、 如告知对方的内容较复杂，应主动提醒对方做好记录　　 逐一将事情说明，注意语言简明、准确。

36、 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。

37、接听电话　　 3声铃响内将电话接起，平和有礼貌的、“你好！我是**部**。

38、”　　 　　 若通话内容较复杂，或有不清楚的地方，后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏差。

39、 通话结束后，确认对方已放下话筒，然后放电话。

40、　　 通话技巧、 日常礼貌用语、询问对方时，可用、“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等　　 对总经理直接领导、保持经常联系的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，达到闻其声知其人，并及时予以转接。

41、 如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、电话号码以及需要传达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联系。

42、 如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下，不能随便回答总经理“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看**总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。

43、 如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉的语气、“实在抱歉，**总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个电话。

44、如果您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏。

45、 在知道身份但不告知事由的情况下，如方便可询问总经理后决定是否转接。

46、也可询问对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知自己也可达到目的。

47、 在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询问后未果，可委婉结束通话。

48、 如果对方喋喋不休，废话连篇，可以说“请问您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等结束通话。

49、 如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，或记录对方电话，稍侯打过去。

50、 整理电话留言，在总经理回来后汇报相关信息。

51、。

52、第二部分 日程安排　　　　　　 控制日程，意味着你与总经理一起有序工作。

53、　　　　“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，　　　　是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的　　　　集中体现。

54、秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必　　　　要的准备，并提醒领导实施。

55、本文将从总体日程安排、出差日程安　　　　排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以详细说明　　　　并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考。

56、　　日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种体现，而规　　　　划 、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。

57、这项工作看似简　　　　单，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的基础，安排好总经理　　　　的日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作。

58、作为秘书一定　　　　要细心观察领导的工作习惯和做事风格，调整自己的工作方法，主动　　　　适应领导的工作节拍。

59、在没有达成默契的情况下，好在合作之初与　　　　领导做一次深入沟通，准确了解领导的要求、需求，并对可能会遇到　　　　的一些情况的处理原则达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。

60、此　　　　外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要　　　　的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己　　　　之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同时也对领导的工作　　　　效率起到了间接地促进作用。

61、　　 总体日程安排　　　　领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作　　　　(如会议、出差、接待等)和突发性工作(临时安排的事情)两类。

62、　　而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时　　　　细致灵活地安排好突发随机事件。

63、　　　　总体原则、　　了解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体状况，　　　　 -优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动适应其工作节拍。

64、　　 -了解公司业务发展情况，特别是所服务总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点。

65、　　对计划内事情预先写入日程。

66、及时整理日程表，以免安排冲突。

67、　　明确事情的优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理。

68、　　定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展。

69、　　注意日程安排的时间松紧，适当安排。

70、　　经验与技巧　　　　周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务。

71、　　在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间。

72、同时预留时间处理日常事务。

73、　　根据总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊资料及其他信息。

74、　　对于总经理的各项安排熟记于心，及时提醒已定下来的安排，防止冲突。

75、每日安排相对固定时间与总经理核对日程，秘书与总经理日程表内容一致。

76、　　不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预约酌情处理。

77、　　控制约会时间，适时打断，防止拖延，以免影响下面的日程。

78、　　掌握近期要回避的人物。

79、　　月/周计划安排模版　　　　可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可。

80、　　也可按照总经理习惯，自行制作日程表。

81、。

82、　出差日程安排)　　　　 做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更　　　　加细致的一项工作。

83、通过秘书的计划，把总经理出差在外的工作安排　　　　得紧张而有序，愉快而圆满，这是秘书工作的目标，也是工作价值的　　　　一个体现。

84、国内出差　　　　 出差前、 确定出差目的和日期。

85、　　确认总经理出差陪同人　　　　与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排(明确如早午晚餐安　　　　排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。

86、)　　　　确定行程，预定机票(注意选择好航空公司、机型及班次)、酒店　　　　(选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等)、接/送机人员(明确接送机人的联系方式)。

87、完善细致周到的日程表(时间、地点、对方参会人、议程等)　　(见范例)。

88、　　根据总经理的习惯，准备出差用物品(见物品携带表)。

89、　　拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件(财务等)。

90、(见范例)　　　　 出差中 在第一时间掌握总经理到达后的联系方式，必要时通知授权人及其它相关人员。

91、　　根据总经理日程安排，随时通报公司及GM关心的业务进展情况。

92、　　配合总经理授权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。

93、　　根据情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排。

94、　　 出差后 及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展。

95、　　出差资料整理(包括资料、名片、会谈备忘)，　　　　根据需要转发相关人员或存档。

96、　　向总经理认为有必要的合作方致感谢函。

97、　　各种差旅费用报销。

98、　　跟进业务后续事宜。

99、　　 国外出差　　出差国外与国内出差安排顺序及内容大致相同，但在此要特别提醒您注意以下几点、　　根据公司新业务情况准备PRESETATION (中/英文)，　　　　与对方确认演示设备，必要时准备彩色打印胶片和打印稿。

100、　　机票购买时注意避免经停中转，选择好的航空公司和服务，长途飞行选择好的机型。

101、　　注意准备好各种证件及邀请函，并提醒总经理携带。

102、　　根据客人的级别和国家风俗习惯准备礼物。

103、　　准备当地的地图及国家风情资料。

104、　　确认对方还是我方提供翻译服务。

105、　　回国后向邀请方致谢。

106、　　陪同出差　　　　 陪同总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求，　　　　在出差前除了前面介绍的注意事项外，在出差过程中，要求秘书注意以下事项、　　登机前，为总经理办理机场建设费购买、机票换票及各种登机手续。

107、并再次确认接车人。

108、　　到达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话及时告知总经理。

109、　　每日及时核对本日及第二天的日程安排。

110、　　提前设置清晨叫醒，并安排早餐。

111、　　根据当天的日程安排落实车辆。

112、　　及时提醒并事先落实各项安排。

113、　　　　携带总经理名片、必要的会议资料(报告稿件、会面备忘、采访提纲)。

114、　　注意建立各种客户关系(包括政府领导、合作伙伴、媒体记者)　　　　着装要求、大方职业装、着淡装。

115、注意言谈举止。

116、　　出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实、跟踪，　　　　并及时办理费用报销、资料整理。

117、。

118、会议安排　　 召开和参加会议是总经理的主要工作方式之一。

119、组织会议和处理与会议有关的事务几乎成为秘书的经常工作，其重要性不言而喻。

120、会务工作是秘书组织工作能力的综合体现，它将多种繁杂事务汇集一身。

121、会议顺利的举行，需要多方面的准备工作。

122、这就需要秘书是八面玲珑的天才，同时善用平时培养出的细心与责任心，沉着应对，以不变应万变！以下分内部会议与外部会议分别介绍。

123、　　 内部会议安排　　 总经理主持的会议　　　　注意事项、会前与GM及相关部门负责人明确会议内容、议程和参加人。

124、　　综合考虑各种因素(如GM全天日程安排)，安排会议地点及时间。

125、　　下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过电话确认。

126、　　会中协助放映PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变。

127、　　对会中达成的决议及时跟踪，并反馈给GM。

128、　　　　外部会面安排　　 总经理主持的外部会面　　　　注意事项、 综合考虑各种因素，选择合适的会面地点、预定会议室。

129、　　 注意准备电子或纸制的欢迎牌、激光笔。

130、　　 会前与对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确认。

131、　　 根据来访公司的习惯及来访者的级别准备礼物。

132、　　 在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切的会面时间及地点。

133、　　 考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提前准备。

134、　　 如需安排参观，提前与行政后勤部联系，填写参观申请，安排参观陪同人。

135、　　　　 会前给总经理提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与总经理沟通洽谈事宜。

136、　　 在会前拟制meeting agenda(见模版)　　　　　　 在制作PPT时根据各部门情况、来访者的需求酌情修改添加内容，注意内容的及时更新，并根据来访者需求制作中/英文。

137、　　　　--初次会面PPT应包括、**总体情况及业务情况介绍。

138、--再次会面应注意、有针对性的业务回顾(可请相关业务部门提供资料)。

139、 帮总经理准备名片，并提醒会面时携带。

140、　　 提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼的态度。

141、　　 提醒总经理参会，在GM同意后陪同参会，参会中协助放映ppt，并关注会场内情况，随机应变，灵活处理各种情况。

142、 　　　　　　 会面结束后，代总经理或陪同送客人离去。

143、之后整理笔记本电脑等仪器设备。

144、。

145、 总经理参加的外部会面　　总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。

146、但应从较专业的角度协助安排。

147、并关注以下几点、　　　　 会前为总经理准备详细的背景材料。

148、　　 会前了解会议的具体地点，如在不同办公区，请注意把握出发参会时间。

149、　　　　 对会中决议，总经理希望详细了解的，及时跟进并反馈。

150、。

151、　媒体采访流程说明、　　接受采访　　　　 ****公司的采访由品牌推广部统一安排，　　　　集团采访由企业传讯部统一安排。

152、　　除此之外的采访需求必须转交品牌推广部处理。

153、　　 对直接联系的记者要特别礼貌，要向对方说明公司采访规定，　　　　请对方理解。

154、应记下记者的联系方式，必要时可帮助对方联系品推　　　　接口人。

155、　　 从品推得到采访提纲。

156、　　 将整理好的采访提纲和背景资料呈送总经理审阅，征求总经理意见。

157、　　 对总经理接受的采访可根据日程进行安排，适合安排在一起的采访尽量安排在一起。

158、　　对总经理不接受的采访经总经理授意后可向品推推荐其他人接受采　　　　访，必要时可帮助品推人员进行沟通联络。

159、　　　　采访准备(采访前一周)　　　　 落实品推采访陪同人和记者的联系方式，出现意外情况时可进行联系。

160、　　　　 配合品推帮助总经理整理采访问题的答案，呈送总经理审阅并适时修改。

161、对于常见问题的回答应该有所备份并及时更新。

162、　　 了解记者需求并进行准备、　　对于需要摄像或拍照的采访对光线和电源会有要求，在预定采访场地时应该注意。

163、　　　　有些记者会要求得到公司、部门简介或总经理的简历和照片，可事先为记者提供。

164、　　　　对公司简介、部门介绍、总经理简历和照片应分别准备电子版和打印版。

165、　　采访准备(采访前一天)　　 帮助总经理准备好采访提纲和问题答案。

166、　　 对于需要摄像或拍照的采访注意提醒总经理着装和发型。

167、　　　　 如果是电话采访要向行政后勤部通讯处事先借好电话会议设备。

168、　　如果采访在公司外进行要事先定车。

169、　　　　 如果采访在公司内进行要事先预定会议室，并根据采访需要注意采光电源。

170、　　　　采访当天　　 采访前20分钟必须与品推陪同人联系，落实采访时间。

171、　　　　 如果是电话采访需要检查会议设备。

172、　　到采访时间后接入记者打来的电话或帮助总经理拨通记者电话。

173、　　 如果采访在公司外应该及时提醒总经理出发。

174、　　 如果采访在公司内应该检查采访场地。

175、　　 如果采访在公司内，记者到后应由秘书先行接待，了解场地是否合适，对方是否需要其它背景资料。

176、　　　　 安排停当后请总经理出面接受采访。

177、　　　　送记者离开，并了解播出或见报时间。

178、　　　　采访结束　　 与记者沟通，及时了解播出或见报的确切时间。

179、　　　　 通知总经理收看，或收集采访报纸呈送总经理。

180、　　　　必要时可通知公司全体或部门员工收看。

181、　　注意事项、• 对记者的界面要友好。

182、。

183、心晴 你好 我想了解一下(秘书参谋工作的规范性和创造性)这个论点 应该怎么理解。

184、还有就是研究这一论点有什么意�。

1、对策一：转移注意力怎么转移？暗示自己不要注意台下，有可能越是暗示越注意，强化了对台下的注意反而会更紧张。心理学家告诉我们，通过一些动作来分散注意力，如：双手握拳，当我知道下一个轮到我讲话了，这时候有可能会紧张，这时候可以双手使劲握拳，把全身都崩紧了，持续十至二十秒，然后放松，这样崩紧再放松三次就不紧张了，甚至一次就管用，全神贯注地、认真地握拳，瞬间忘记这个场上有什么人、大家在做什么，紧张立刻就消失，这个办法有效。但是如果你坐在主席台，这个办法可能有困难，全身紧崩，会让台下的观众看到。那就用第二个动作：深呼吸，深深地吸一口气，然后轻轻的、均匀的、慢慢的吐出来，再吸再吐再吸再吐，这时候的你只想着自己吸气出气，就会渐渐忽略对台下的注意，紧张也就渐渐地释放了，这个办法也很有效。。

2、对策二：心理暗示我们把台下的听众全都看作是文盲，他们连名字都写不好，你给这些人讲你不是很自信了吗？把台下所有观众看成是麻袋，或是把台下看成是菜地，想象那些椅子上都是些萝卜、白菜或者土豆之类的，或是把台下的人看成是蚂蚁。把心一横，管你是谁呢，不管你多大干部、多大学问、多大成绩，我现在就把你当成文盲，我就这么讲了，爱好不好就这样了，这样的讲话十有八九都能成功。但是我们大部分干部内心都是十分真实的，他做不到，还是会紧张。怎么办？。

3、对策三：练习练习是既简单又有效克服紧张的办法，如果下午要讲话，中午吃完饭就在办公室把门锁上，自己大声地练习两三遍，上台就没那么紧张了。如果有条件到会场去练习，就站在讲台上对着一大片空椅子讲两、三遍，就会大大缓解紧张情绪。练习是一个有效缓解紧张的手段，但是必须要做到两条，一要出声练习，默念是不起作用的。二要完整地练习，将要讲的内容全篇一个字不落的练习，这样基本上能够克服紧张。练习的过程中还有一个好处，就是防止出差错，比如有不认识的字，等到台上读这个稿子的时候才发现，怎么办？你读个白字让人家笑话一辈子，如果跳过去，就有可能会慌张、会出洋相，所以练习可以防止出差错。。

1、对策一：转移注意力怎么转移？暗示自己不要注意台下，有可能越是暗示越注意，强化了对台下的注意反而会更紧张。

2、心理学家告诉我们，通过一些动作来分散注意力，如：双手握拳，当我知道下一个轮到我讲话了，这时候有可能会紧张，这时候可以双手使劲握拳，把全身都崩紧了，持续十至二十秒，然后放松，这样崩紧再放松三次就不紧张了，甚至一次就管用，全神贯注地、认真地握拳，瞬间忘记这个场上有什么人、大家在做什么，紧张立刻就消失，这个办法有效。

3、但是如果你坐在主席台，这个办法可能有困难，全身紧崩，会让台下的观众看到。

4、那就用第二个动作：深呼吸，深深地吸一口气，然后轻轻的、均匀的、慢慢的吐出来，再吸再吐再吸再吐，这时候的你只想着自己吸气出气，就会渐渐忽略对台下的注意，紧张也就渐渐地释放了，这个办法也很有效。

1、对策一：转移注意力怎么转移？暗示自己不要注意台下，有可能越是暗示越注意，强化了对台下的注意反而会更紧张。

1、秘书沟通的基本原则　　当今社会的秘书，在本质上是工作的助手，既不能缺位无所作为，也不能越权胡作非为。

2、下面是我分享的秘书沟通的基本原则，欢迎大家阅读！　　为人谦逊　　狭义的沟通仅仅是指一种交流的技巧，但是，对于秘书来说，沟通更重要的是一种维持和谐人际关系的一种手段。

3、秘书与同事沟通的目的在于做好工作并维持和谐的关系。

4、所以，在开始沟通之前，你一定要端正自己的心态。

5、如果你自私或自大，那你就很难达到有效沟通。

6、小田进公司不久，总经理的秘书就出国留学去了，由于她的谦虚、勤奋和聪明，总经理秘书这个空缺就被她填补了。

7、随着“地位”的变化，她开始有些飘飘然了。

8、不久，同事们能从她说话的口气中感受到她那种无形的优越感。

9、市场部张经理原来是总经理办公室副经理，小田的顶头上司，这天他打电话来找总经理。

10、小田回答、“总经理出去了，等他一回来我马上就与您联络。

11、”　　小田的这种回答让张经理郁闷。

12、都是同一个公司的人，为什么还要“联络”？听小田这口气，总经理只属于她一个人，自己只是一个外人！他越想越生气，觉得有必要找个机会在总经理那里参她一“本”，让她知道自己有几斤几两。

13、如果小田这么答复他、“总经理现在不在，等他一回来我就给您打电话，你看可以吗？”那张经理心里就会舒服很多。

14、表面上看起来这是说者无心，听者有意，但这种“无心”实际上也是“潜意识”作用的结果，所以，秘书一定要有谦逊的心态，否则，在沟通中你随时都会流露出那种无形的优越感，而这种无形的优越感又会让你的人际关系受到无形的伤害。

15、因此，一些秘书常常感叹，说自己不知什么时候把就又把哪路神仙得罪了。

16、说话委婉　　作为秘书，无论是与公司内部员工沟通，还是与公司的客户沟通，一定要注意说话的方式，尽量委婉，因为每个人都有自尊心，都爱面子，如果你不注意说话的方式，就很容易伤对方的自尊心。

17、可以说，说话的方式与说话的内容一样影响沟通的效果。

18、同样一件事，如果你说得委婉，那对方接受的可能性就比较大。

19、如果你一开口就让对方感到不舒服，甚至会损害他的利益，那他就有可能与你针锋相对。

20、如果对方产生了抗拒心理，那有效沟通就到此为止，你说得再多也没用了，所以，作为秘书，在与同事沟通过程中不要把委婉当作撒谎，更不能看作是一种欺骗行为。

21、这天销售部送来的本季的销售报告，只罗列了这个季度的销售数据，没有把销售额大幅度下降的原因找出来，上司不满意，让秘书于雪把报告退回销售部让他们重写。

22、当于雪把报告递给销售部经理时，她只说总经理如何如何不满意。

23、听着听着，销售部经理心里开始不舒服了，抵触情况绪也就上来了。

24、于是不再听于雪说什么，开始计较于雪是怎么说的。

25、尽管他知道自己的报告没写好，但他给自己找到了各种借口，后两人不欢而散。

26、如果于雪说话婉转一些，比如先同情对方，说市场竞争太激烈，整个行业的大环境都不太好等，之后再说出“增加内容，找出原因”的意思，那销售部经理对她可能会是另外一种态度，沟通的目的自然就会达到。

27、看人说话　　俗话说“交浅不言深”。

28、作为秘书，对于本公司的员工不认识的恐怕不多，因为彼此抬头不见低头见，但是，有些员工你并不一定熟悉，因为在工作中的交往并不多，交情也不深，更不知对方底细，因此，当你与这样的同事进行沟通时，如果你一开口就谈工作，直接了当地告诉他自己找他的目的是什么，那么，在对方缺乏心理准备或对你不是很了解的情况下，他不仅很难接受你的意见，而且很有可能产生强烈的抗拒心理。

29、所以，当你准备做沟通时，你好先寒暄几句，看看对方对你是什么态度。

30、如果合适就进入正题。

31、如果对方对你还有戒心，那你不妨先说点别点，表现自己的诚意。

32、随着彼此的解了，有了交情，那说起话来就比较方便了，因为他再也不会轻易地怀疑你的动机了，即使你说错了，他也会认为你这是无心的，比较容易谅解你。

33、你说漏了嘴，他也可能用一句“开玩笑的”掩饰双方的尴尬，不会与你计较。

34、如果你与他的交情很浅，那他就会提高对你的警惕性。

35、你一句无心的玩笑，也有可能引发严重的误会。

36、作为秘书，一定要养成“见什么人说什么话”的`习惯。

37、这并不是让你去欺骗同事，而是为了更好地沟通。

38、观言察色　　正如每个人都有自己独特的个性一样，每一个人在与他人沟通时也都有自己的习惯。

39、作为秘书，如果你能了解自己同事的这些沟通习惯，并根据他们的这些习惯来进行沟通的话，那你的沟通就能事半功倍。

40、当你准备与对方沟通时，你应先观察一下对方，看他是怎么想的，现在想不想与自己沟通。

41、即使他还没有开口，你也可以通过他的神态或其他肢体语言来判断。

42、如果通过观言察色，你知道了对方将用什么方?与自己交流，那你也差不多就了解了对方的真实意图。

43、为人真诚，与人为善，只有这样，你才有可能让对方畅所欲言，把心里话掏给你。

44、一些年轻的秘书为了追求效率，不管三七一见面就滔滔不绝说开了，不管对方情绪如何，想不想跟你交流。

45、欲速而不达，这样的沟通不仅很难取得实际的效果，反而有可能增加沟通的难度，所以，沟通之前，好先表现出自己的诚意，不让对方有什么压力或其他想法。

46、只有这样，你才能让对方想说就说，从而达到沟通的目的。

47、因此，作为秘书要注意养成这么一种习惯，那就是不要见了面一开口就谈工作。

48、你问候或闲聊两句，在这个过程中观察对方的气色，用自己的诚意表示对他的尊重，再顺着对方的心情确定用什么方式进行沟通。

49、第一句话谨慎　　作为一个公司里交流沟通的枢纽，秘书成天与人打交道，要做到每说一句都先打好腹稿不仅很难，而且也很累人，所以，有些话脱口而出很正常。

50、但是，作为职业秘书，在你每次沟通时，你至少要做到说好第一句话。

51、如果你一开口说话就谈星期天加班，让对方感到对自己没什么好处，那他自然就会对你的话题失去兴趣甚至产生反感。

52、所以，你一开口就要让对方感兴趣。

53、比如，你先问对方漂亮的连衣裙是在哪里买的，或者夸对方上个月的业绩，那她就有可能在不知不觉中被你吸引过来，这样气氛融洽了，于是，后面的沟通就会变得顺畅。

1、秘书沟通的基本原则　　当今社会的秘书，在本质上是工作的助手，既不能缺位无所作为，也不能越权胡作非为。

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